Kłopotliwe rozliczanie służbowych przejazdów prywatnym samochodem

  • By:omegga

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych. Jednak aby tego dokonać, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

 

Pracownikowi, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, za odbytą podróż służbową przysługuje dieta, pokrycie wydatków stosownie do uzasadnionych potrzeb oraz zwrot kosztów za przejazd.

 

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową pojazdem prywatnym przysługuje zwrot kosztów przejazdu obliczanego jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu ustalonej przez pracodawcę. Stawka ta nie może jednak przekraczać maksymalnych stawek kosztów używania pojazdów do celów służbowych określonych w § 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – zwanego dalej rozporządzeniem.

Stawka maksymalna dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika wynosi:

  • do 900 cm 3 – 0,5214 zł,
  • powyżej 900 cm 3– 0,8358 zł.

 

Warto zaznaczyć, że pracodawca może przyznać pracownikowi ryczałt za wykorzystywanie prywatnego samochodu do celów służbowych. W takich przypadkach miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustalany jest przez pracodawcę. Pracodawca, ustalając limit, musi pamiętać o ograniczeniach zawartych w rozporządzeniu.

Rozporządzenie określa, że limit kilometrów jest zależny od liczby mieszkańców w gminie lub mieście zatrudnienia pracownika i nie może być wyższy niż:

  • 300 km – gdy liczba mieszkańców wynosi do 100 tys.,
  • 500 km – gdy liczba mieszkańców wynosi ponad 100 tys. do 500 tys.,
  • 700 km – gdy liczba mieszkańców wynosi ponad 500 tys.

 

Kwotę ryczałtu pieniężnego zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą (1/22) za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 2 rozporządzenia).
Pracownik, oprócz samochodu osobowego, może wykorzystać inne pojazdy, dla których przewidziano inne stawki za kilometr przebiegu, tj.:

– w przypadku motocykla – 0,2302 zł,
– w przypadku motoroweru – 0,1382 zł.
Zwrot kosztów następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o wykorzystaniu pojazdu w danym miesiącu do celów służbowych. Oświadczenie to powinno zawierać:

 

– nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu – pracownika,
– numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu,
– kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd),
– liczbę przedstawiającą faktyczny przebieg pojazdu,
– przyjętą stawkę za 1 km przebiegu,
– kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
– podpis oraz dane podatnika (pracodawcy).
Przepis art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia od opodatkowania zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

 

Z powyższego przepisu wynika wniosek, że należy spełnić szereg warunków dla zwolnienia zwracanych kwot od podatku:

– pojazd powinien stanowić własność pracownika,

– pracownik powinien używać go dla potrzeb zakładu pracy,

– wykorzystywanie pojazdu powinno mieć miejsce w tzw. jazdach lokalnych (podróż odbywa się w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub w stałym miejscu pracy),

– obowiązek ponoszenia przedmiotowych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów musi wprost wynikać z przepisów innych ustaw. Oznacza to, że zakres zwolnienia zostaje ograniczony wyłącznie do przypadków zwrotu kosztów pracownikom należącym do wybranych grup zawodowych. Chodzi tu o pracowników służby leśnej, listonoszy oraz pracowników socjalnych. W związku z tym, dla pozostałych pracowników, którzy otrzymują zwrot kosztów poniesionych z tytułu używania ich prywatnych pojazdów dla potrzeb zakładu pracy, kwota zwrotu stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym,

– przepis określa maksymalną wysokość kwoty zwrotu zwolnionej z podatku, która nie może przekraczać miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo kwoty ustalonej przy zastosowaniu obowiązujących stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. W takiej sytuacji należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

 

Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. Akt K 7/13) wskazuje, iż za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, z których pracownik skorzystał dobrowolnie, zostały spełnione w interesie pracownika (a nie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść oraz korzyść uzyskana przez pracownika jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.

Posted in: Aktualności